Komunikace v prostředí Office 365

Součástí portálu Office 365 je propracovaný adresář, který obsahuje nejen uživatele z organizace, ale umožňuje jednoduchý přístup k takzvaným rychlým zprávám. Díky nim je možné velmi efektivně komunikovat s kolegy v rámci vaší organizace (například školy). Vše funguje jako instantní messenger podobný službě, jako je například Skype. Komunikátor integrovaný do Office 365 funguje stejně jako celý portál v internetovém prohlížeči.

Pokud chceme zahájit komunikaci nejprve zkontrolujeme zdali jsme přihlášeni k rychlým zprávám. Uživatele v rámci Office 365 provází barvy symbolizující jejich přítomnost/nepřítomnost. Kliknutím na naší profilovou fotografii v pravém horním rohu se pomocí tlačítka “Přihlásit k Rychlým zprávám” přihlásíme a dáme o sobě svůj stav vědět ostatní. Podle naší aktuální přítomnosti se jednotlivé stavy přepínají. Vše se synchronizuje i s kalendářem, proto se uživatel v případě schůzky jeví ostatním jako “Nemám čas”.

RychleZpravy2 RychleZpravy

Pro zahájení klikneme na profilovou fotografii uživatele nebo na jméno uvedené například v přijatém emailu. Důležité je, aby uživatel, s nímž chceme komunikovat, byl online – tedy dostupný. Stav uživatele je v rámci celého portálu aktuálně viditelný. Zobrazuje se jako barevný proužek před fotografií uživatele nebo jako barevná kostička před celým jménem. Pokud je uživatel označen barevně, můžeme s ním komunikovat. Je potřeba si uvědomit, že “žlutý” uživatel nebude nejspíše reagovat hned, na rozdíl od “zeleného” uživatele, který aktuálně pracuje v portálu Office 365. Po kliknutí se otevře karta kontaktu, kde zvolíme symbol pro rychlé zprávy (viz. obrázek).

RychleZpravy3 RychleZpravy1

Konverzace se otevře v samostatném okně prohlížeče, takže ji můžete libovolně přemisťovat po pracovaní ploše. Vše funguje formou chatu, tedy jednoduché textové komunikace v okně. Funguje zde i korekce pravopisu, čímž jednoduše předejdete překlepům.

RychleZpravy5

V případě, že někdo začne komunikovat s Vámi, zobrazí se upozornění v pravém horním rohu s náhledem první části zprávy. Současně s tím uslyšíte zvuk, který bude na příchozí zprávu upozorňovat. Kliknutím do vyskakovací zprávy můžeme přejít rovnou do samostatného okna prohlížeče a plnohodnotně komunikovat. Druhou možností je tlačítko Ignorovat, které zprávu skryje. Vše funguje v rámci celého portálu, tedy i v ostatní službách (Lidé, Kalendář, OneDrive pro firmy, SharePoint a další).

RychleZpravy4