Schvalovací proces

Workflow neboli česky Pracovní postup je nástroj SharePointu, který nám pomáhá zefektivnit a zautomatizovat práci. V tomto článku se budeme zabývat případem, kdy je Workflow nastaven na Schvalovací proces – někdo přidá novou položku (například dokument), Vám se odešle email s žádostí o schválení a Vy můžete danou položku jednoduše schválit nebo zamítnout.

V případě, že chcete nastavit nebo změnit nastavení Workflow, kontaktujte administrátora.

Workflow je vždy spojen s konkrétním Seznamem. V příkladu využijeme Seznam úkolů v Sharepointu, kam učitelé zadávají požadavky na suplování a vedení školy jim požadavek schválí nebo zamítne.

Uživatel vytvoří novou položku a automaticky začne Schvalovací postup. Jeho průběh můžeme sledovat v sloupečku “Proces schvalování” (Jestliže v tomto sloupečku není nic zobrazeno, stiskněte F5 pro obnovení stránky).

 

Po vytvoření položky se automaticky odešle email, který může mít různou podobu (záleží na nastavení od administrátora), ale vždy je v něm odkaz pro schválení nebo zamítnutí. Často je v něm přímo návod, jak danou položku schválit nebo zamítnout.

Přejděme do své emailové schránky.

 

Přišel nám automaticky vygenerovaný email ve kterém je odkaz “Žádost o suplování”, často jsou detaily konkrétní žádosti uvedeny přímo v emailu, my si však ukážeme i postup, kdy tyto informace v emailu obsaženy nebudou. Kliknutím na odkaz  “Žádost o suplování” otevřeme stránku s daným požadavkem na suplování.

schvaleni-workflow-3

Jelikož v emailu nebyly uvedeny bližší informace, klikneme na odkaz, který je za popiskem “Související položky“. V našem případě to je “Prosím o změnu učebny”. Na stránce, která se nám otevřela se můžeme dozvědět mimo jiné, který učitel o změnu učebny žádá. Po přečtení detailních informací se vrátíme tlačítkem Zpět v prohlížeči na původní stránku žádosti. Jestli podrobnosti byly uvedeny již v emailu, můžeme tento krok přeskočit.

Na stránce Požadavku o suplování je možnost Upravit položku, na kterou klikneme.

schvaleni-workflow-4

 

Zobrazí se nám editační okno ve kterém jsou dole pod Žádostí dvě tlačítka – “Schváleno” a “Odmítnuto“. Podle toho zda chceme žádost zamítnout nebo schválit, klikneme na jednu z nich.

schvaleni-workflow-5

Tím je Proces schvalování dokončený.