Skupina uživatelů v Office 365

Funkcionalitou, která se stává více a více oblíbenou, jsou Skupiny uživatelů. Jedná se o pracovní prostor mezi členy skupiny, v němž se sdílí e-mail, konverzace, soubory a události kalendáře. Díky tomuto provázání mohou uživatelé pohodlně pracovat a komunikovat v rámci svojí organizace. Každá skupina má vlastní emailovou adresu sloužící pro její kontaktování. NEjedná se však o uživatelské adresáře, ke kterým slouží seznamy kontaktů.

  1. První krok můžeme provést dvěma způsoby. Skupinu kontaktů můžeme vytvořit v Outlook Web App nebo v modulu Lidé.
    1. Po přihlášení do portálu Office 365 přejdeme do prostředí Outlook Web App, kde se v levém sloupci ovládacích prvků nachází blok pojmenovaný “Skupiny“, kde klikneme na “Vytvořit skupinu“.
      SkupinaUzivatelu1
    2. Můžeme však také přejít na kartu Lidé a pomocí tlačítka “Nový” v levém horním rohu zvolíme “Vytvořit skupinu
      SkupinaUzivatelu2
  2. V obou případech se dostaneme do editačního okna, které se otevře v pravé části obrazovky. Zde postupně zadáme všechny potřebné údaje.
    • Zvolte název – V této kolonce zadáme název skupiny uživatelů.
    • ID skupiny – Jedná se o emailovou adresu na skupinu s doménou Vaší organizace. ID se samo pokusí vytvořit, ale v případě, že budeme chtít provést změnu klikneme na symbol tužky.
    • Přidejte popis – Popis skupiny, který je dobré využívat v případě, že je skupiny veřejná a uživatelé se do ní mohou připojovat sami.
    • Ochrana osobních údajů – V tomto místě můžeme rozhodnout zdali bude skupina:
      • Veřejná: Do skupiny se může kdokoliv přidat, vyhledat ji a zobrazit její obsah.
      • Soukromá: Ve skupině jsou pouze schválení členové, není možné se do ní přidat (bez pozvání) a její obsah je neveřejný.
    • Jazyk související se skupinou: Vybereme jazyk, na jehož základě se přizpůsobí i ostatní služby, které jsou k dispozici.
    • Zaškrtávací políčko “Přihlaste nové členy k odběru, aby do doručené pošty…” slouží k propojení složky Doručená pošta s obsahem skupiny. Konverzace budou řazeny i do příchozí emailové pošty.
  3. Veškeré změny následně uložíme tlačítkem “Uložit” v horní části.
    SkupinaUzivatelu3
  4. Následně přidáme členy, kteří budou součástí nově vytvořené skupiny. Opět zde funguje jednoduché přidávání (pomocí několika písmen), jako ostatně v celém portálu Office 365.
    SkupinaUzivatelu4
  5. Tímto máme skupinu vytvořenou a můžeme ji plnohodnotně používat.
    SkupinaUzivatelu5

Skupinu jako takovou vždy najdeme v Outlook Web App v pravém sloupci. Kliknutím se do skupiny přesměrujeme. Jedná se o emailovou schránku se sdílenou adresou, do níž budou moci členové skupiny.
SkupinaUzivatelu6

Samotná skupina má vlastní cloudové úložiště po kliknutí na “Soubory“. Následně, po rozbalení seznamu (kliknutím na tři tečky), je možné zobrazit Kalendář skupiny nebo Poznámkový blok v podobě sdíleného sešitu ve OneNote. ID skupiny (tedy e-mail skupiny) je možno používat a vyhledávat v adresáři. Jednoduše pak jde odesílat e-maily všem členům skupiny nebo je přidávat jako účastníky schůzek. Editaci je možno provádět po kliknutí na “Upravit skupiny” ve stejném seznamu.
SkupinaUzivatelu7